Dôvodom na zmenu účtovníka bývajú neskoré závierky, chyby v priznaniach, slabá komunikácia alebo jednoducho rast firmy, ktorý presahuje kapacity doterajšieho spracovateľa.
Nasledujúci postup popisuje, ako prechod naplánovať tak, aby nedošlo k strate podkladov ani k nezrovnalostiam v evidencii.
1. Zvoľte vhodný termín prechodu
Najčistejší prechod je k prvému dňu mesiaca alebo štvrťroka, ideálne po uzavretí predchádzajúceho účtovného obdobia. Prechod uprostred mesiaca nie je nemožný, ale vyžaduje si dôkladnejšie odovzdanie rozpracovanej agendy.
Bezpečnosť: Pri prechode počas roka nezabudnite na nadväznosť miezd – evidenčné listy dôchodkového poistenia musia na seba plynulo nadväzovať.
2. Pripravte zoznam podkladov na odovzdanie
- Účtovné výkazy a hlavnú knihu za bežiaci rok.
- Kópie podaných daňových priznaní a výkazov k DPH.
- Zoznam dlhodobého majetku a jeho odpisový plán.
- Mzdové listy a evidenčné listy zamestnancov, ak firma zamestnáva ľudí.
- Prístupy k elektronickej schránke a portálom finančnej správy, ak sú relevantné.
3. Overte nadväznosť zostatkov
Nový účtovník by mal porovnať počiatočné zostatky s posledným uzavretým obdobím – najmä pri bankových účtoch, pohľadávkach, záväzkoch a majetku. Nezrovnalosť odhalená hneď na začiatku sa rieši jednoduchšie než po mesiacoch.
4. Informujte pôvodného účtovníka a úrady
Ukončenie spolupráce s predchádzajúcim účtovníkom sa riadi zmluvnými podmienkami; vopred si overte výpovednú lehotu. Zmena osoby splnomocnenej na zastupovanie voči úradom sa nahlasuje samostatne.
5. Nastavte spôsob spolupráce s novým partnerom
- Dohodnite frekvenciu odovzdávania dokladov.
- Ujasnite si, kto zodpovedá za komunikáciu s úradmi počas prechodného obdobia.
- Overte, dokedy má nový účtovník spracovaný prehľad o stave agendy.