Pri nastavovaní mzdovej agendy sa podklady delia na jednorazové (pri nástupe zamestnanca) a opakované (každý mesiac). Prehľadné odovzdávanie oboch typov výrazne skracuje čas spracovania.
Nasledujúci zoznam slúži ako kontrolný list pred prvým odovzdaním podkladov mzdovému účtovníkovi.
Podklady pri nástupe zamestnanca
- Podpísaná pracovná zmluva alebo dohoda o prácach mimo pracovného pomeru.
- Osobné údaje potrebné na prihlásenie do Sociálnej a zdravotnej poisťovne.
- Vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane a daňového bonusu, ak sa uplatňuje.
- Údaje o predchádzajúcom zamestnávateľovi, ak je to relevantné pre ročné zúčtovanie.
- Údaje o zdravotnej poisťovni zamestnanca.
Bezpečnosť: Prihlásenie zamestnanca do Sociálnej poisťovne je potrebné vykonať pred nástupom do zamestnania – oneskorenie je sankcionovateľné.
Podklady na bežné mesačné spracovanie
- Dochádzka – odpracované hodiny, dovolenka, PN, ošetrovné.
- Informácia o zmenách (nová mzda, zmena úväzku, ukončenie pracovného pomeru).
- Podklady k mimoriadnym zložkám mzdy – bonusy, náhrady, zrážky.
- Potvrdenia o PN alebo ošetrovaní člena rodiny od zamestnanca.
Ročné podklady
- Žiadosť o vykonanie ročného zúčtovania dane, ak si ho zamestnanec neplní sám.
- Potvrdenia o príjmoch od iných zamestnávateľov, ak zamestnanec počas roka zmenil zamestnávateľa.
- Informácie potrebné pre štatistické výkazy, ak sa firmy týkajú.
Ako zjednodušiť odovzdávanie podkladov
Osvedčeným postupom je zdieľaný dochádzkový systém alebo jednotná tabuľka, ktorú firma aktualizuje priebežne namiesto jednorazového odovzdania na konci mesiaca.
Časté chyby pri odovzdávaní podkladov
- Oneskorené nahlásenie nástupu alebo skončenia pracovného pomeru.
- Chýbajúce potvrdenia o PN, ktoré spomaľujú výpočet náhrady mzdy.
- Nekonzistentná dochádzka medzi jednotlivými mesiacmi.